Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là một dạng nâng cấp của phần mềm quản lý tài liệu. Nó thường được sử dụng để quản lý các loại tài liệu như: công văn, quyết định, hóa đơn… Thông thường, nó sẽ có thêm phần điều hành tác nghiệp để thao tác với các văn bản. Dạng phổ biến nhất của nó là phần mềm quản lý công văn, giấy tờ với các chức năng đánh số, lưu trữ, trích yếu…

Ngoài các tính năng thông thường, phần mềm quản lý văn bản thường tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR để tiết kiệm công sức nhập liệu cho cán bộ, nhân viên, đồng thời phục vụ việc tìm kiếm toàn văn với các văn bản. Như hình dưới, nếu có công nghệ OCR, phần mềm sẽ tự động nhận dạng và nhập các thông tin như trích yếu, nội dung…

OCR giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu (như phần trích yếu trong hình)

Chọn mua phần mềm quản lý văn bản

Một số điều cần quan tâm khi chọn mua:

– Có quy trình làm việc đầy đủ với văn bản hay không (phê duyệt, trình ký, đóng góp ý kiến…)
– Có tìm kiếm full text search không (tìm kiếm trong nội dung văn bản)
– Xử lý được những định dạng tài liệu nào (hình ảnh, âm thanh, văn bản…)
– Có tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR không
– Cho phép soạn văn bản trực tiếp trên phần mềm không?
– Tích hợp chữ ký số, phần mềm thứ ba không

Chi phí

Thông thường, giá của phần mềm khoảng 50-100 triệu, nếu có tích hợp công nghệ OCR có thể lên đến 300 triệu hoặc hơn

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here