Phần mềm quản lý tài liệu là gì?

Trong công cuộc số hóa hiện nay, phần mềm quản lý tài liệu là một phần mềm cơ bản nhất. Về bản chất, nó giống như các nền tảng lưu trữ như Google Drive, One Drive, DropBox… nhưng có dung lượng không bị giới hạn, phát triển thêm một vài tính năng tiện ích. Việc lưu trữ, chỉ phụ thuộc vào ổ cứng được trang bị hoặc dung lượng được cung cấp

Phần mềm quản lý tài liệu

Lợi ích khi sử dụng

  • Lưu trữ tài liệu dạng điện tử lâu dài, phụ thuộc vào máy chủ
  • Phục vụ số hóa, nhập dữ liệu khi cần thiết
  • Phòng chống cháy nổ, lũ lụt, mối mọt
  • Phân cấp, phân quyền, dễ dàng chia sẻ tài liệu
  • Tìm kiếm, tra cứu cực nhanh

Chọn mua

Một số điều cần lưu ý:

  • Không nên mua/thuê các phần mềm sử dụng nền tảng đám mây do dễ lộ thông tin tài liệu (hợp đồng, hóa đơn…)
  • Phần mềm có cho phép tìm kiếm theo nội dung không (full text search)
  • Quản lý được những định dạng nào? (hình ảnh, âm thanh, văn bản…)
  • Việc phân quyền có chặt chẽ, chi tiết, nhiều cấp không?
  • Hệ thống báo cáo có đầy đủ không?

Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí

Chính là các nền tảng lưu trữ đám mây như Google drive, OneBox, DropBox… Nếu chỉ sử dụng ít hoặc cá nhân, nên sử dụng Google Drive của Google và One Drive của Microsoft là đủ.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here